Fiches indienen - Verzending per bestand

Hoe kan ik bestanden versturen ?

U kunt bestanden in XML- of TXT-formaat verzenden via het web.

Er zijn twee stappen nodig om een bestand door te zenden via het web :

  • Voorbereiding van het bestand : Eerste validatie + omzetting in BOW-formaat.
  • Verzending van het bestand : Het eigenlijke verzenden van het .bow bestand.
  

Welk formaat moet het bestand hebben ?

Twee types van bestanden zijn mogelijk :

  • een bestand dat beantwoordt aan de omschrijving "XML-formaat". De volledige technische informatie vindt u in de brochure Belcotax die u kunt raadplegen op de "Publicaties" pagina. Daar vindt u ook een Belcotax-200x.xsd bestand met de verwachte structuur, een voorbeeld XML-bestand en een beknopte handleiding voor XML-bestanden.
  • een bestand dat beantwoordt aan de omschrijving "TXT formaat". De volledige technische informatie vindt u in de brochure Belcotax die u kunt raadplegen op de "Publicaties" pagina.
  

Hoe kan ik een .xml bestand openen?

Een .xml bestand kunt u openen in een browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, ...) maar enkel in alleen lezen modus. U kunt dus niets wijzigen in het bestand.

Als u manueel aanpassingen wilt doen in een .xml bestand moet u het bestand openen in een tekst-editor of xml-editor (Notepad/kladblok, Ultraedit, Babelpad, Dreamweaver, ...). U kunt tags wissen of toevoegen of de inhoud van tags wijzigen. Na de aanpassingen moet u het bestand opslaan als .xml.

  

Wat is het belang van het sequentienummer (zone 0.012) ?

Bij elke nieuwe verzending van een bestand verhoogt de afzender (de afzender wordt geïdentificeerd met zijn KBO-nummer) het sequentienummer 0.012 met één eenheid.

Bij de start van een nieuw inkomstenjaar wordt de nummering hernomen vanaf 1.

Vanaf inkomstenjaar 2009 is het sequentienummer facultatief. Afzenders kunnen het nog gebruiken als eigen referentie voor hun bestanden maar het is niet meer bepalend voor de volgorde van verwerking. De bestanden zullen verwerkt worden in de volgorde waarin ze ingediend worden.

  

Wat betekent de boodschap "Verzending bestaat al in BOW" ?

Als bij het verzenden van een bestand de boodschap "Verzending bestaat al in BOW" getoond wordt wijst dat erop dat in het bestand een sequentienummer (zone 0.012) vermeld is dat al in een eerdere verzending gebruikt werd. U moet in uw origineel bestand het sequentienummer verhogen en uw bestand opnieuw valideren en verzenden.

U kunt via "Opzoeken en bijwerken – Verzending" steeds de lijst van verzendingen met hun sequentienummer voor uw ondernemingsnummer opzoeken. Zo weet u welk het eerste vrije sequentienummer is.

Vanaf inkomstenjaar 2009 zal deze boodschap niet meer getoond worden. Het sequentienummer is immers facultatief geworden en het is ook toegelaten om hetzelfde sequentienummer meerdere keren te gebruiken.

  

Bij het converteren van een bestand start de conversie niet of blokkeert de pagina.

  • Mogelijk is er geen Java of een oude versie geïnstalleerd. Voor het converteren moet de Java software op uw pc geïnstalleerd zijn. Via www.java.com kunt u de meest recente versie downloaden en installeren.
  • U hebt de knoppen 'vorige' en 'volgende' van uw browser gebruikt. Dat kan een time-out veroorzaken. In een webtoepassing moet u steeds de knoppen van de toepassing zelf gebruiken.
  

Bij de voorbereiding van een bestand is de knop “Browse” niet beschikbaar (blijft lichtgrijs).

Voor het converteren van een bestand kiest u voor de functie "Verzending per bestand" - "Voorbereiding". Als de knop "browse" niet actief wordt is uw Java versie niet recent genoeg. Voor inkomstenjaar 2010 hebt u minstens versie 1.6 nodig. U kunt de nieuwste versie van Java downloaden op www.java.com.

  

Bij de voorbereiding van een bestand krijg ik de fout 'Error. Click for details' in de voortgangsbalk.

Enkel voor jaren 2008 en eerder.  Vanaf de versie 1.6.0_19 van Java is er een extra beveiligingsinstelling die de een conflict heeft met conversiemodule van bestanden. U moet aanvaarden dat de niet-beveiligde componenten getoond worden. Indien u dat niet doet blokkeert de conversiemodule. U kunt deze boodschap uitschakelen door de instructies in de bijlage te volgen.

Vanaf inkomstenjaar 2009 is de conversiemodule aangepast zodat er geen conflict meer bestaat met de Java-toepassing.

  

Bij het converteren van het bestand krijg ik de boodschap "Eén of meerdere van de paden is niet correct" (c:/fakepath/).

Dit gaat om een beveiligingsprobleem van Internet explorer. U kunt het probleem oplossen door het beveiligingsniveau te verlagen. Voor het wijzigen van uw beveiligingsinstellingen klikt u achtereenvolgens op Extra, Internet-opties en op het tabblad Beveiliging. Klik vervolgens op de beveiligingszone Internet, daar verlaagt u het beveiligingsniveau naar normaal. U klikt twee maal op OK en start de conversie opnieuw.

  

Bij de conversie van een .xml bestand krijg ik als foutmelding "Er deed zich een probleem voor bij de bestandsanalyse. Het bestand is misschien beschadigd of bevat ongeldige tekens".

Als u deze boodschap krijgt tijdens de validatie van uw .xml bestand is ofwel de structuur van het bestand niet correct ofwel zijn er in bepaalde zones tekens opgenomen die niet voldoen aan de UTF-8 tekentabel.

Om de structuur van uw .xml bestand na te kijken opent u het bestand en vergelijkt u het met het voorbeeld.xml bestand dat u op de "publicaties" pagina vindt.

Ongeldige tekens kunnen vastgesteld worden door het bestand te openen in een browser. Het bestand zal niet verder openen dan net vóór de locatie waar het eerste ongeldige teken zich bevindt. Om de volledige lijst van ongeldige tekens te identificeren kunt u het bestand openen in Babelpad (te downloaden op www.babelstone.co.uk). In Babelpad kunt u een "document analysis" uitvoeren op het bestand waarin u gemeld wordt op welke lijnen de ongeldige tekens zich bevinden.

  

Hoe kan ik vaststellen of mijn bestand aanvaard is ?

Wanneer u een bestand verzendt via het web, ontvangt u onmiddellijk online een verzendingsnummer dat uw verzending aanduidt.
De ontvangst van dat nummer verzekert dat uw verzending correct is verlopen.

Het bestand wordt vervolgens een eerste keer onderzocht om de geldigheid van het formaat en de samenhang van de gegevens na te gaan en het resultaat daarvan mondt uit in de verzending per e-mail van een ontvangstmelding of een bericht van weigering (validatie 1 en 2).

Wanneer deze eerste validatie geen enkele lacune onthult, ondergaat het bestand een tweede controle (validatie 3) om de volgende anomalieën op de sporen :

  • dubbel gebruik
  • vergissingen in het volgnummer van de fiches
  • verkeerde KBO-nummers
  • enz.

Indien deze tweede validatie correct verloopt, zal het bestand definitief geladen worden in de gegevensbank van de administratie.
In alle gevallen wordt per e-mail een bericht van verwerking verzonden binnen de 48 uren na de verzending, dat u inlicht over het gevolg dat aan de verzending gegeven wordt (aanvaarding of weigering).

  

Na het verzenden blijft mijn verzending staan in status "Wachten op laden".

De status “wachten op laden” wijst erop dat uw verzending niet correct doorgezonden is naar de Belcotax databank. Mogelijk is er een serverprobleem geweest op het moment van het versturen. U zult uw verzending opnieuw moeten versturen. Als het om een bestand gaat kunt u het .bow bestand opnieuw verzenden zonder de conversie te herdoen. Als het gaat om een manuele ingave via de invoerschermen vindt u de invoersessie terug via "Verzending per codering" - "Invoerschermen". Daar kunt u gewoon opnieuw verzenden en bevestigen. Als het gaat om een online verbetering moet u de verbetering opnieuw uitvoeren en versturen. Na het herverzenden neemt u best contact op met de dienst Belcotax om de geblokkeerde verzending indien nodig te laten annuleren.

  

Wat betekenen de foutmeldingen bij mijn geweigerde bestanden ?

Er zijn verschillende types foutmeldingen :

  • Blokkerende fouten : uw volledig bestand is geweigerd. U moet de fout(en) verbeteren en uw bestand opnieuw versturen.
  • Omzeilbare fouten : er is een anomalie gevonden in uw bestand die echter niet van dien aard is dat uw bestand meteen geweigerd wordt. Het kan gaan om een gebrek aan voldoende nationale nummers of andere identificatiegegevens in de fiches, of een laattijdige annulering of verbetering … U kunt via een aanvraag aan belcotax@minfin.fed.be uw bestand toch laten aanvaarden. In uw aanvraag vermeldt u het referentienummer van de verzending en de reden die tot deze anomalie geleid hebben.
  • Waarschuwingen : In bepaalde fiches werden abnormale bedragen gevonden (vb. Bedrijfsvoorheffing hoger dan belastbaard bedrag …) tijdens de eerste controle. We vragen u na te kijken of dit terecht is. Indien niet moet u deze zaken verbeteren en uw bestand opnieuw doorsturen. Als de situatie toch correct is kunt u uw bestand zonder meer indienen, uw bestand wordt hierdoor niet geweigerd.
  • Geëxplodeerde fout : Het gaat hier om een fout die tijdens de validatie 3 is opgemerkt. Het kan gaan om fouten in de volgnummers van de fiches (tweemaal hetzelfde volgnummer voor hetzelfde type van fiche van dezelfde schuldenaar), of een ongeldige code van het Sociaal secretariaat, of omdat een te verbeteren fiche niet gevonden werd (mogelijk hebt u niet de juiste referenties vermeld in uw verbeterend bestand) … U moet de fouten verbeteren en uw bestand opnieuw versturen.
    vb. : "Reeds ingediende fiscale fiche" : de fiche die u ingediend heeft draagt een volgnummer dat u reeds in een vorige fiche van hetzelfde type, voor dezelfde schuldenaar gebruikt hebt. Kijk na welk het laatste gebruikte volgnummer is voor dat type fiche voor deze schuldenaar en begin de nieuwe fiches te nummeren vanaf het eerste vrije nummer.
  

Wanneer gebruik ik de zone "Nationaal nummer indien natuurlijk persoon (zone 1037)" in de schuldenaargegevens ?

De schuldenaar van inkomsten wordt normaal gezien geïdentificeerd met zijn KBO-nummer. Bij gebrek aan een KBO-nummer moet u het refertenummer voor de bedrijfsvoorheffing gebruiken indien u fiches met bedrijfsvoorheffing indient.

Als de schuldenaar geen KBO-nummer of refertenummer heeft kunt u hem identificeren met zijn rijksregisternummer indien het fiches zonder bedrijfsvoorheffing betreft. Dat rijksregisternummer vermeldt u dan in de zone 1037 "Nationaal nummer indien natuurlijk persoon".

  

Welke gegevens moet ik invullen voor de identificatie van de genieter (o.a. fiche 281.50) ?

In alle gevallen is de genieter een natuurlijk persoon óf een rechtspersoon.

  • Als het gaat om een natuurlijk persoon moet u :
    • Ofwel zijn rijksregisternummer vermelden (deze vermelding is niet verplicht voor de fiches 281.50),
    • Ofwel zijn naam en voornaam en zijn volledig adres vermelden in de daartoe voorziene velden.
    In de fiche 281.50 bent u verplicht uw KBO-nummer te vermelden in de zone "KBO-nummer natuurlijk persoon" (zone 2110), als u een vrij beroep uitoefent of u in een andere hoedanigheid een KBO-nummer bezig.
  • Als het gaat om een rechtspersoon, steeds zijn KBO-nummer vermelden. Er wordt geen enkele uitzondering toegestaan voor de Belgische rechtspersonen. Het KBO-nummer kan immers steeds teruggevonden worden via de KruispuntBank Ondernemingen en het handelsregister.

Voor de buitenlandse genieters de gegevens zo volledig mogelijk vermelden: naam en voornaam in aparte velden, naam van de onderneming, straat, nummer, postbus, buitenlandse postcode en land.

  

Hoe dien ik de opgave in voor oogstlonen waarvoor geen individuele fiches opgemaakt moeten worden?

Een opgave 325 zonder individuele fiches mag enkel opgemaakt worden voor schuldenaars uit de landbouwsector voor pluk- en oogstlonen. Deze opgaven bevatten enkel een totaalbedrag aan lonen en bedrijsvoorheffing, niet uitgesplitst over de verschillende werknemers.

Dergelijke opgaven kunnen in Belcotax on web ingediend worden per bestand door op fiche niveau in de zone 2029_enkelopgave325 de waarde "1" te vermelden. Voor deze opgave wordt dus één fiche 281 in het bestand opgenomen met de totaalbedragen. In de velden naam en adres van de begunstigde wordt vermeld "Forfaitaire oogstlonen" en het adres van de landbouwer. Er wordt in de zone 2011 geen rijksregisternummer noch ondernemingsnummer vermeld.

Deze opgave kan ook via de invoerschermen ingediend worden. In dat geval maakt u een aangifte aan met de gegevens van de landbouwer waaronder u één fiche 281 aanmaakt waarin u als naam "Forfaitaire oogstlonen" vermeldt met het adres van de landbouwer en waarin u de zone "Enkel opgave 325" aanvinkt.