Fiches indienen - Algemeen

Hoe moet ik mijn gegevens toesturen ?

Door codering

In het kader van Belcotax On Web kunt u de fiscale fiches online invullen worden via de functie "Verzending per codering" van het hoofdmenu.

Het oproepen van deze functie start een procedure voor de manuele invoer van gegevens. Deze invoerschermen zijn opgebouwd uit drie niveau's : Verzending – Aangifte – Fiches.

Als u uw fiches hebt ingevuld kunt u het geheel versturen. U krijgt onmiddellijk een verzendingsnummer dat aantoont dat de overdracht correct is verlopen. U krijgt eveneens een ontvangstmelding per e-mail. Uw verzending wordt vervolgens onderworpen aan een verdere verwerking. Een verwerkingsbericht zal u informeren over de aanvaarding of de verwerping. Deze melding zal bij u per e-mail toekomen uiterlijk binnen de 48 uur.

De laatst bewaarde versie blijft beschikbaar voor een eventueel nieuwe sessie zolang u niet expliciet vraagt om er afstand van te doen. Op het moment van de definitieve verzending wordt er automatisch een laatste back-up geregistreerd maar de bewaarde gegevens zijn niet meer toegankelijk. Zij worden opnieuw beschikbaar wanneer de eindverwerking uitmondt in een verwerping, om u toe te laten de nodige verbeteringen aan te brengen.

Let wel dat iedere gebruiker slechts één enkele sessie per keer kan bewaren.  U moet dus de definitieve aanvaarding van een verzending afwachten vooraleer u een volgende sessie kunt starten.

Alle contacten tussen uw pc en de internetsite (de server van de FOD) zijn gecodeerd. Enkel de verzender en de ontvanger kunnen de doorgezonden gegevens lezen.

Per bestand

Er zijn twee stappen nodig om een bestand door te zenden via het web :

Voorbereiding van het bestand : Eerste validatie + omzetting in BOW-formaat.

Verzending van het bestand : Het eigenlijke verzenden van het .bow bestand.

Opgelet : De afzender opgenomen in het bestand (KBO-nummer in zone 0024) moet dezelfde zijn als die van de login. Indien dat niet zo is kunt u het bestand versturen maar kunt u de gegevens nadien niet raadplegen.

  

Hoe kan ik fiches indienen voor buitenlandse genieters ?

Fiches voor buitenlandse genieters kunt u op dezelfde manier indienen als fiches voor Belgische genieters. Alle fiches mogen in dezelfde aangifte in dezelfde verzending opgenomen worden. Er moet geen enkele sortering of opsplitsing meer gebeuren.

Voor buitenlandse genieters moet u steeds de naam (en voornaam) en het buitenlands adres (straat en nummer, buitenlandse postcode, gemeente en land) vermelen. Eventueel kunt u een buitenlands identificatienummer (vb. btw-nummer) vermelden in de zone "Fiscaal Identificatienummer (FIN)" (zone 2.109).

  

Wie mag de gegevens raadplegen, wijzigen ?

Wat betreft de inkomstenjaren 2005 tot en met 2010 kan enkel de afzender die de gegevens heeft ingediend, deze gegevens raadplegen of verbeteren. Deze persoon wordt geïdentificeerd door zijn certificaat of e-ID tijdens het aanmelden bij de toepassing. U vindt de referentie van deze gebruiker in de detailgegevens van de verzending. Die kan u oproepen via het vergrootglas in de resultatenlijst van de opzoeking van uw verzendingen via "Opzoeken en bijwerken" – "Verzendingen".

Indien de persoon die daar vermeld staat niet meer voor de onderneming werkt of als een andere persoon aangesteld is om de gegevens te beheren kunt u een ondertekende aanvraag tot wijziging van de gebruiker sturen in bijlage bij een e-mail sturen naar belcotax@minfin.fed.be, per fax naar 0257/99234 of per post. In die aanvraag vermeldt u het referentienummer van de verzending, het KBO-nummer van de afzender en het rijksregisternummer van de huidige en dat van de nieuwe gebruiker.

  

Waarom kan ik de gegevens van een bestand na het versturen niet raadplegen ?

Om na de verzending van een bestand de verstuurde gegevens te kunnen raadplegen moet u in het bestand als afzender dezelfde onderneming opnemen waarvoor u een login tot de toepassing hebt. M.a.w. in de zone 0024 moet u het KBO-nummer vermelden  dat ook opgenomen is in de login voor het portaal van de sociale zekerheid. U vindt dat ondernemingsnummer ook in het welkomstscherm van Belcotax On Web na het inloggen.

Indien u in het bestand een andere onderneming vermeldt als afzender kan u het bestand zonder probleem versturen maar u kunt het nadien niet raadplegen, annuleren of verbeteren met uw login.

  

Hoe kan ik individuele fiches raadplegen ?

De opzoeking van fiches gebeurt via de functie "Opzoeken en bijwerken". U kiest in het menu het gewenste niveau: verzending, aangifte, opgave 325 of fiche. Voor elk niveau verschijnt er een scherm met zoekcriteria. U vult selectiecriteria in en klikt op de knop "Zoeken". De opzoeking geeft als resultaat een lijst overeenkomstig het gekozen niveau : lijst van verzendingen, van aangiften, van opgaven of van fiches.

U kunt steeds naar een lager niveau overgaan (van verzending naar de erin vervatte aangiften bijvoorbeeld) door de verrekijker- en vergrootglasiconen te gebruiken. Zo bereikt u uiteindelijk de inhoud van de fiche.

  

Hoe kan ik individuele fiches of de samenvattende opgave 325 afdrukken ?

De fiches kunnen enkel individueel afgedrukt worden. Na de opzoeking kunt u ze één voor één oproepen en ze via de knop "Fiche in pdf bekomen" in pdf-formaat openen. De pdf versie kan afgedrukt worden.  Er is geen functionaliteit voorzien om de fiches in massa af te drukken.

Ook de samenvattende opgave 325 kunt u op deze manier in pdf formaat ophalen.

  

Bij het opvragen van een fiche/opgave in pdf blokkeert Adobe Acrobat reader.

Het is mogelijk dat bij het oproepen van een fiche of een opgave in pdf formaat het venster van Adobe Acrobat reader blokkeert. Dat heeft te maken met een compatibiliteitsprobleem van Adobe Acrobat reader versie 9.x. Wij onderzoeken momenteel het probleem. Om ons te helpen de oorzaak van de fout te identificeren vragen wij u een mail te sturen naar belcotax@minfin.fed.be met volgende info :

  • de exacte versie van Adobe Acrobat reader (9.x.x)
  • het type en de versie van uw browser (vb. Internet explorer 8.x)
  • het type en de versie van uw operating system (vb. Windows Vista)
  • in welke versie van BOW hebt u het probleem (2009 of 2008 of beide ?)

Voorlopig is de enige optie de versie 8 van Adobe Acrobat reader te herinstalleren (downloadbaar op volgende link http://ardownload.adobe.com/) of een pdf reader van een andere aanbieder te installeren.

  

Hoe kan ik een fiche verbeteren ?

De gegevens die ingediend zijn via Belcotax On Web (web of klassieke gegevensdragers) kunnen enkel verbeterd of geannuleerd worden binnen de toepassing, door één van de methoden die hierna worden uiteengezet :

On-line

Kies de functie "Fiches Wijzigen – Annuleren – Toevoegen" in het menu "Opzoeken en bijwerken" : u komt dan in een verbeteringssessie.

Deze sessie wordt enkel beëindigd wanneer u de verzending van de verbetering bevestigt of wanneer u beslist de sessie af te breken.

De verbeteringen evenals de annuleringen en de toevoegingen worden op een later tijdstip uitgevoerd binnen de 48 uren vanaf uw bevestiging op het scherm.

Bestand van "Gegroepeerde verbeteringen"

De verbeteringen van een voorheen ingediend bestand kunt u verzenden in een bestand waarin enkel en alleen te verbeteren fiches hernomen zijn.

Op deze manier kunt u bestaande fiches wijzigen of annuleren of er zelfs nieuwe toevoegen.

Om een te verbeteren of te annuleren fiche te identificeren, gebruikt u de volgende gegevens :

  • het aan de fiche toegekende volgnummer (281.xx + volgnummer of de zones 2.008 en 2.009)
  • de referentie van de verkrijger bij de schuldenaar van de inkomsten (2.010)

De toepassing identificeert een fiche bij voorkeur door het typenummer (281.xx) van de fiche en zijn volgnummer te combineren.

Opgelet : Een wijziging van de identiteit van de begunstigde kan enkel gerealiseerd worden door de annulering van de oude fiche en de toevoeging van een nieuwe.

  

Ik heb een fiche opgemaakt voor een verkeerde begunstigde. Hoe kan ik dit rechtzetten?

Om de begunstigde van een fiche te wijzigen moet u de ingediende fiche annuleren en een nieuwe fiche indienen met de juiste gegevens. Het annuleren van een fiche kan online via "Opzoeken en bijwerken" - "Fiches wijzigen, annuleren en toevoegen". Daar zoekt u de originele fiche op aan de hand van het nummer van de originele verzending en annuleert u de fiche via het vuilbakicoontje. Vervolgens verstuurt u de aanpassing ("Einde van de wijzigingen", "verzenden", "bevestigen"). U kunt in dezelfde sessie eveneens de nieuwe fiche toevoegen.

  

Ik vind de fiches die ik ingediend heb niet terug (geen resultaat bij de opzoeking).

Als u de ingediende fiches niet terugvindt is één van de volgende situaties van toepassing :

  • De fiches zijn niet ingediend met het certificaat of de e-ID waarmee u nu aangemeld bent. Gebruik een ander certificaat of doe een aanvraag tot wijziging van de gebruiker (Zie "Wie mag de gegevens raadplegen, wijzigen ?").
  • Het KBO-nummer van de afzender van de verzending komt niet overeen met het KBO-nummer van de login waarmee u aangemeld bent. Gebruik een andere login op naam van de afzender die u gebruikt hebt om de originele fiches in te dienen.
  • Uw verzending is niet volledig aanvaard. Fiches zijn pas in de databank opgenomen als de status van de verzending "Gevalideerd" is. U kunt de status raadplegen via "Opzoeken en bijwerken" – "Verzendingen" door te zoeken op het KBO-nummer van de afzender of het refertenummer van de verzending.
  

Kan ik een fiche die door een andere mandataris werd ingediend verbeteren of annuleren?

In Belcotax on web kan enkel de persoon die de originele fiche ingediend heeft deze verbeteren of annuleren. Als een fiche door een gemandateerd sociaal secretariaat of extern boekhouder werd ingediend kan de schuldenaar zelf of een andere mandataris deze fiche niet wijzigen of annuleren (en zelfs niet raadplegen). Als er een wijziging nodig is moet u aan de originele indiener vragen om de wijziging in Belcotax on web uit te voeren.

  

Wanneer kan ik een afdelingsnummer gebruiken ?

Het afdelingsnummer (zone 1.007) kan gebruikt worden als binnen éénzelfde onderneming – schuldenaar meerdere afdelingen een eigen loonbeheer of boekhouding voeren en ze de fiches daardoor niet gezamenlijk kunnen indienen. Om problemen met de volgnummers van de fiches te vermijden kan voor elke afdeling een verschillend afdelingsnummer gekozen worden. Daardoor worden beide afdelingen als afzonderlijke schuldenaars beschouwd binnen Belcotax On Web. Voor de vergelijking met de aangiften in de Bedrijfsvoorheffing worden de gegevens wel per KBO-nummer samengevoegd. De verschillende afdelingen kunnen zo dezelfde types fiches indienen en ze toch vanaf nr 1 beginnen te nummeren zonder risico van dubbel gebruik.

  

Bij het verzenden van een verbeterende verzending krijg ik de boodschap "Laattijdige verbetering" of "Laattijdige annulering" (Tot en met inkomstenjaar 2009)

Elke laattijdige verbetering of annulering van fiches via Belcotax On Web tot en met inkomstenjaar 2009 geeft aanleiding tot een omzeilbare fout die uw verbeterende verzending tijdelijk blokkeert. Om deze blokkering te laten opheffen dient u een aanvraag tot aanvaarding of weigering te doen aan belcotax@minfin.fed.be. Deze aanvraag bevat het verzendingsnummer en een verklaring voor de laattijdigheid van de verbetering of annulering en ze vermeldt of er al dan niet een wijziging in de bedrijfsvoorheffing gebeurd is.

Vanaf inkomstenjaar 2010 wordt deze "omzeilbare fout" vervangen door een "waarschuwing". Uw verbetering/annulering zal automatisch verwerkt worden U moet geen aanvraag meer doen om de verzending te laten aanvaarden. Let er wel op dat een vermindering van bedrijfsvoorheffing op de fiches geen aanleiding kan geven tot een terugvordering van deze bedrijfsvooheffing door de schuldenaar bij de FOD Financiën, behalve ingeval van materiële vergissing en enkel via de bezwaarprocedure.

  

Bij het verzenden van een verbeterende verzending krijg ik de waarschuwing "Laattijdige verbetering" of "Laattijdige annulering" (Vanaf inkomstenjaar 2010)

Elke laattijdige verbetering of annulering van fiches via Belcotax On Web geeft vanaf inkomstenjaar 2010 aanleiding tot een waarschuwing wegens laattijdigheid.

Meer uitleg over deze waarschuwing vindt u hier.

  

In een aangifte heb ik de verkeerde schuldenaar vermeld (fout KBO-nummer). Hoe kan ik dat aanpassen ?

In een reeds verstuurde aangifte kunt u de schuldenaar niet wijzigen. De enige manier om dit te verbeteren is de volledige aangifte te annuleren en een nieuwe aangifte in te dienen met de juiste schuldenaargegevens.

Een aangifte annuleren kan via het vuilbakicoontje in de resultatenlijst van de opzoeking op aangifte niveau.