Introduction des fiches - Envoi par fichier

Comment puis-je envoyer un fichier ?

Vous pouvez envoyer vos fichiers au format BOW ou TXT via le web.

Deux étapes sont nécessaires pour envoyer un fichier via le web.

  • Préparation du fichier : première validation et mise au format Belcotax On Web (.bow).
  • Envoi proprement dit du fichier .bow.
  

Quel format doit avoir le fichier ?

Deux types de fichier sont possibles :

  • Un fichier qui répond à la description « format XML ». Dans la page « Publications », vous trouverez dans la brochure Belcotax la description technique complète, un fichier Belcotax-200x.xsd présentant la structure attendue, un exemple de fichier XML et un mode d'emploi XML.
  • Un fichier qui répond à la description « format TXT ». Vous en trouverez une description technique complète dans la brochure Belcotax que vous retrouverez dans la page « Publications ».
  

Quelle est l'importance du numéro de séquence (zone 0.012) ?

A chaque nouvel envoi de fichier, l'expéditeur (la notion d'expéditeur s'apprécie au niveau du numéro BCE) augmente d'une unité le numéro séquentiel 0.012.

Au début d'une nouvelle année des revenus, la numérotation reprend à 1.

A partir de l'année des revenus 2009 le numéro de séquence devient facultatif. Les expéditeurs peuvent encore l'utiliser pour leur besoin propre, mais il n'est plus déterminant pour l'ordre de traitement. Les fichiers seront traités suivant leur ordre d'introduction.

  

Que signifie le message « L'envoi existe déjà en BOW » ?

Lorsqu'au moment de l'envoi vous recevez le message « L'envoi existe déjà en BOW », cela signifie que le numéro de séquence de l'envoi que vous utilisez dans votre fichier a déjà été utilisé lors d'un envoi précédent. Dans le fichier original vous augmentez le numéro de séquence et vous refaites la préparation et l'envoi du fichier.

Vous pouvez consulter la liste des envois que vous avez effectués avec votre numéro d'entreprise via les fonctions « Recherche et mise à jour » « Envoi ». Les numéros de séquence utilisés y sont visibles et vous pouvez en déduire le premier numéro disponible.

A partir de l'année des revenus 2009, ce message ne sera plus généré. Le numéro de séquence est devenu facultatif. Il est permis d'utiliser plusieurs fois le même.

  

Au moment de la conversion d'un fichier la procédure ne démarre pas ou la page se bloque.

  • Pour convertir votre fichier vous devez avoir installé le logiciel Java. Peut-être n'avez-vous pas installé ou avez-vous une ancienne version de Java. Vous pouvez télécharger la version la plus récente et l'installer via le site www.java.com.
  • Vous avez utilisé les fonctions « page précédente » et « page suivante » dans votre navigateur. Utilisez toujours les boutons disponibles à l'écran.
  

A la préparation d'un fichier le bouton "Browse" n'est pas disponible (reste grisé).

Afin de convertir un fichier, sélectionner la fonction "Envoi par fichier" - "Préparation". Si le bouton "Browse" n'est pas activé, il est possible que votre version de Java ne soit pas à jour. Pour l'année des revenus 2010 et suivant, une version 1.6 ou supérieure est nécessaire. Vous pouvez télécharger la dernière version disponible sur www.java.com.

  

Dans la préparation d’un fichier je reçois l’erreur ‘Error. Click for details’ dans la barre d’avancement.

La version la plus récente de Java 1.6.0_19 contient une nouvelle configuration de sécurité qui bloque la conversion des fichiers. Vous devez accepter l’affichage des composants non-sécurisés. Si vous ne l’acceptez pas le module de conversion bloque. Vous pouvez également désactiver ce message en appliquant les instructions en annexe.

A partir de l'année des revenus 2009 le module de conversion a été adapté et le blocage n'existe plus.

  

Au moment de la conversion du fichier je reçois le message « un ou plusieurs chemins est (sont) incorrect(s) » (c:/fakepath/).

Il s'agit d'un problème de sécurité d'Internet Explorer. Vous pouvez régler ce problème en diminuant le niveau de sécurité. Dans le menu « Outils » prenez « Options Internet » puis « Sécurité » puis « Internet ». Descendez le niveau de sécurité sur « Normal » et cliquez deux fois sur « OK » puis redémarrez la conversion du fichier.

  

Lors de la conversion d'un fichier .xml je reçois le message "Un problème d'analyse du fichier est survenu. Le fichier est peut-être corrompu, ou invalide"

Si vous obtenez ce message lors de la conversion de votre fichier .xml, soit votre fichier ne dispose pas d'une structure correcte, soit certains champs contiennent des caractères non conformes au jeu de caractères UTF-8.

Pour visualiser la structure de votre .xml, ouvrez celui-ci et comparez le avec l'exemple de fichier .xml repris sur notre site dans la rubrique "publication".

Les caractères invalides peuvent être détectés en ouvrant celui-ci avec un navigateur (browser). Le fichier s'ouvrira correctement jusqu'à la détection du premier caractère invalide. Pour obtenir la liste complète des caractères non conformes, ouvrez le fichier avec l'éditeur Babelpad (téléchargeable sur http://www.babelstone.co.uk/). Dans Babelpad exécuter une analyse du fichier. Il vous sera précisé les lignes dans lesquelles sont détectés les caractères invalides.

  

Comment puis-je déterminer que mon fichier est accepté ?

Lorsque vous envoyez un fichier via le web, vous recevez immédiatement en ligne un numéro d'envoi qui identifie de manière unique votre transfert.
Sa réception signifie que le transfert s'est effectué correctement.

Le fichier est alors analysé une première fois pour contrôler la validité du format et la cohérence des données, le résultat se traduisant par l'envoi d'un accusé de réception ou d'un avis de rejet par e-mail (validation 1 et 2).

Lorsque cette première validation ne décèle aucune lacune, le fichier fait l'objet d'un second contrôle (validation 3) en vue de détecter :

  • les doubles emplois
  • les erreurs de numéro de suite des fiches
  • les numéros BCE erronés
  • etc.

Si cette seconde validation se passe correctement, le fichier sera définitivement chargé dans la base de données de l'administration.
Dans tous les cas, un avis de traitement envoyé par e-mail endéans les 48 heures de l'envoi vous informe des suites définitives (acceptation ou rejet) qui ont été réservées à celui-ci.

  

Mon envoi reste sur le statut "attente de chargement"

Le statut "attente de chargement" indique que le fichier n'a pas été correctement réceptionné par la base de données Belcotax. Il est possible qu'un problème de serveur soit survenu au moment de l'envoi. Il faudra réenvoyer votre envoi. S'il s'agit d'un fichier, vous pouvez renvoyer le fichier .bow sans réexécuter la conversion. S'il s'agit d'un encodage manuel via les écrans de saisies, vous retrouverez les données de votre session via "Envoi par Encodage" - "Ecrans de saisies". Vous pourrez alors réenvoyer les données. S'il s'agit d'une correction on-line vous devez réintroduire la correction et la réenvoyer. Après le renvoi des données, veuillez prendre contact avec le service "Belcotax" pour annuler l'envoi bloqué dans le statut "attente de chargement".

  

Comment interpréter les messages d'erreur relatifs à mon fichier rejeté?

Il y a différentes sortes de messages :

  • Les erreurs bloquantes : votre fichier est entièrement rejeté. Vous devez corriger et renvoyer les erreurs et renvoyer votre fichier.
  • Les erreurs contournables : une anomalie est détectée dans votre fichier mais elle n'entraîne pas son rejet définitif. Il peut s'agir de l'omission de numéros nationaux, de lacunes au niveau de l'identité du bénéficiaire dans une fiche, d'une annulation ou d'une modification tardive … Dans ce cas, vous pouvez cependant poursuivre l'envoi de votre fichier. Pour qu'il soit accepté, vous devez justifier des raisons qui sont à l'origine du message en envoyant un mail justificatif mentionnant le numéro de l'envoi à l'adresse belcotax@minfin.fed.be.
  • Les avertissements : Des montants anormaux ont été trouvés dans certaines fiches (par exemple : précompte professionnel plus élevé que le montant imposable …) lors de la première validation. Vous êtes invités à vérifier si cela est exact. Si tel n'est pas le cas, vous devez corriger l'erreur et renvoyer le fichier. Sinon, vous pouvez introduire le fichier tel quel sans risque de rejet.
  • Erreur explode : Il s'agit ici d'une erreur détectée au cours d'un contrôle (validation 3). Il peut s'agir d'une erreur dans la numérotation des fiches (deux fois le même numéro de suite pour le même type de fiches du même débiteur), d'un mauvais numéro de secrétariat social ou d'une mauvaise référence relative à une fiche rectificative (vous avez renseigné une mauvaise référence dans un fichier rectificatif) … Vous devez alors corriger le fichier et le renvoyer.
    Exemple : « fiche déjà introduite dans Belcotax » : la fiche que vous avez introduite porte un numéro de suite que vous avez déjà utilisé pour une autre fiche du même type et pour le même débiteur. Vérifiez quel est le dernier numéro utilisé pour ce type de fiches et ce débiteur et recommencez la numérotation des nouvelles fiches à partir du premier numéro libre.
  

Quand dois-je utiliser la zone « numéro national (si personne physique) » (zone 1037) dans les données du débiteur ?

Le débiteur des revenus est normalement identifié par son numéro BCE. Si vous introduisez des fiches mentionnant du précompte professionnel, vous devez utiliser le numéro de référence qui vous a été octroyé en matière de précompte professionnel.

Lorsqu'un débiteur ne possède aucune de ces références, et qu'il s'agit d'introduire des fiches sans précompte professionnel, vous pouvez utiliser son numéro de registre national personne physique pour l'identifier. Vous le renseignez dans la zone 1037 « Numéro national (si personne physique) » ?

  

Quelles données dois-je remplir pour identifier le bénéficiaire (fiche 281.50) ?

Dans tous les cas de figure, un bénéficiaire est soit une personne physique, soit une personne morale.

  • S'il s'agit d'une personne physique il faut :
    • soit indiquer son numéro national (cette mention n'est pas obligatoire en ce qui concerne les fiches 281.50) ;
    • soit renseigner ses nom et prénom dans les zones séparées prévues à cet effet ainsi que son adresse complète.
    Pour la fiche 281.50, ,s’il s’agit d’une profession libérale ou d’une autre personne physique disposant d’un n° BCE, il est obligatoire d’indiquer ce n° BCE dans la zone 2.110 (n° BCE personne physique).
  • S'il s'agit d'une personne morale, indiquez son numéro BCE. Aucune dérogation n'est accordée en ce qui concerne les personnes morales de droit belge. Le numéro BCE existe en effet toujours et peut être retrouvé via la Banque Carrefour des Entreprises et le Registre de Commerce.

Pour les bénéficiaires étrangers, mentionnez les informations aussi complètes que possible : nom, prénom dans la zone séparée prévue à cet effet, nom de la société, …, rue, numéro, boîte, ville, code postal à l'étranger et pays.

  

Comment introduire un relevé "revenus de récolte" pour lequel aucune fiche individuelle ne doit être introduite ?

Un relevé 325 sans fiches individuelles n'est d'application que pour les rémunérations de récoltes et cueillettes dans le secteur agricole. Ces relevés ne reprennent que les montants totaux de rémunération et de précompte sans répartition entre les bénéficiaires.

Ce type de relevé peut être introduit dans "Belcotax on web" via fichier en indiquant dans le champ 2029_enkelopgave325 la valeur "1". Pour ce relevé, une seule fiche doit être reprise avec les montants globaux. Dans les champs nom et adresse du bénéficiaire indiquer "Forfait rémunération de récolte" et l'adresse de l'agriculteur. Dans le champ 2011 aucun numéro national ne doit être repris.

Ce type de relevé peut également faire l'objet d'un encodage via les écrans de saisies. Dans ce cas, créer une déclaration avec les données de l'agriculteur sous laquelle est reprise une seule fiche 281 avec comme nom "Forfait rémunération de récolte" et l'adresse de l'agriculteur. Cochez dans la fiche le champ "Seulement relevé 325".