Le scanning au SPF Finances

Dans la presse d'aujourd'hui il est fait état de problèmes lors du scanning des baux enregistrés.

Le SPF Finances communique dans ce contexte tout d'abord que les travaux liés à rendre les baux aptes à être scannés, tels que l'enlèvement d'agrafes et le classement de documents sont peut-être répétitifs et par ce fait abrutissants mais certainement pas inutiles. On peut très bien s'imaginer que dans de multiples grandes entreprises certaines tâches sont parfois exécutées temporairement par du personnel surqualifié mais que cela ne rend pas le travail est inutile. Pensons à l'établissement de l'inventaire des biens en stock.

L'Administration de la Documentation patrimoniale veut, à travers ce scanning, offrir au citoyen la possibilité de se procurer à tout moment, sans se déplacer et gratuitement une copie de son bail enregistré en sa qualité de locataire ou de propriétaire. La sécurité juridique de chacun ne peut qu'en profiter.

Pour le moment le citoyen peut déjà s'assurer de façon électronique si son bail est enregistré ou non via l'application My Minfin sur le site internet des Finances.

Pour l'administration aussi ce stockage par le scanning des baux apportera des avantages. Ne pensons qu'à l'archivage coûteux des documents papiers et le travail de recherche laborieux afin de pouvoir fournir une copie de son bail au citoyen.

Les baux qui se trouvent dispersés dans les 212 bureaux de l'enregistrement du pays sont donc préparés au scannage. Les bureaux d'enregistrement ont, pour ce faire, le temps jusque fin février 2010 et non pas comme il est prétendu dans la presse jusqu'à la fin de cette année, en plein milieu d'une période très chargée dans les bureaux de l'enregistrement.

Le scanning des baux enregistrés auprès des bureaux de l'enregistrement débutera après la fin des travaux de scanning des déclarations à l'impôt des personnes physiques, c.-à-d. à partir du 1 er mars. Ils ne seront transmis aux centres de scanning de Gand et de Namur que suivant un calendrier déterminé et fixé en fonction des capacités de production de ces centres.

Cette donnée et le fait qu'une loi qui accordera à la version électronique d'un bail la même valeur juridique qu'à la version papier est en préparation, rendent l'effort temporaire de l'administration au profit du citoyen plus que justifié.

Quant au scanning des déclarations à l'impôt des personnes physiques 2009, les opérations se poursuivent normalement, avec certes quelques difficultés techniques ponctuelles qui notamment ont nécessité de faire appel à quelques renforts en personnel au centre de scanning de Namur (ainsi que de Gand) afin d'alimenter au mieux les chaînes de scanning pour le traitement des déclarations à l'impôt des personnes physiques et de leurs annexes. Actuellement 82 % des déclarations sont numérisées (sur un total de 3.400.000 déclarations papier) et 50 % de celles-ci ont été transférées aux applications back office (TAXI) pour assurer les traitements subséquents (calcul, enrôlement, vérification, …).

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